Arbejde med en cloud – Hvad du bør vide

Især i de seneste år er der sket en del i forhold til digitaliseringen i Tyskland – arbejdet er i vid udstrækning blevet digitaliseret, og mange medarbejdere arbejder nu fuldstændigt hjemmefra. Denne tendens har også gjort arbejdet med en cloud mere populært i de senere år, da det har mange fordele som fleksibilitet, uafhængighed og høj datasikkerhed.

I denne Deskspace-blogartikel ser vi på, hvordan arbejdet med et cloudsystem fungerer, og hvordan du bedst udbygger din digitale arbejdsplads. Hvis du vil vide mere om forskellige emner inden for sundhed, så kig gerne forbi bloggene på Deskspace-websitet!

Hvad er en cloud egentlig?

Før vi ser nærmere på de konkrete måder, hvorpå arbejdet med en cloud er muligt, vil vi kort forklare som grundlag, hvad den egentlig er. Måske har vi nogle læsere, som endnu ikke kender til emnet, og dem vil vi gerne give et godt fundament.

En cloud er en tjeneste, der gør det muligt for brugerne at gemme data, applikationer og ressourcer via internettet og hente dem igen på forskellig hardware. Dataene gemmes altså ikke på en bestemt enhed, men på fjernservere, altså en række computere. Dermed er de altid tilgængelige og kan hentes, når der er internetforbindelse.

Der findes forskellige cloudsystemer, hvoraf den mest almindelige er den såkaldte Public Cloud. Den hostes af en privat virksomhed og kan bruges af brugere over hele verden. Ofte er disse cloudsystemer gratis op til en vis lagerplads og kan derefter udvides via et abonnementssystem. Public Clouds er sandsynligvis den bedste løsning til cloudbaseret arbejde, da infrastrukturen allerede er på plads og vedligeholdes af store softwarevirksomheder.

Clouds er i dag mere sikre end nogensinde før. Nogle cloudsystemer opfylder endda de krav, der er nødvendige for eksempel til opbevaring af følsomme kundedata i virksomheder – dine data er altså i de fleste tilfælde sikre, da de store virksomheder har de bedste sikkerhedssystemer. En velfungerende cloud hører til på enhver moderne arbejdsplads – ligesom ergonomiske kontormøbler, som Deskspace Pro. Et højdejusterbart skrivebord med alle vigtige funktioner – kig gerne forbi vores website!

Fordele ved cloudbaseret arbejde

Fordelene ved cloudbaseret arbejde kommer både arbejdsgiveren og arbejdstageren til gode. Den enkle lagring og administration af data gavner begge parter og gør digitalt arbejde muligt. Forestil dig, hvor besværligt det ville være altid at skulle sende de nødvendige papirer og data med posten til alle medarbejdere i hjemmearbejdet. Da mailudbydere heller ikke altid er 100 % sikre, bruges clouds som løsning.

Det moderne arbejde med en cloud har blandt andet følgende fordele:

• Fleksibilitet: Data kan tilgås overalt, hvor der er internet. Også fra mobile enheder eller en computer i udlandet. Dermed er arbejdet uafhængigt af sted, og virksomheden har mulighed for i vid udstrækning at undvære egne kontorlokaler eller firmabygninger. Denne arbejdsform kaldes også "full-remote".
• Samarbejde: I en cloud kan alle med adgangsrettigheder hurtigt tilgå data. Det gør det nemt at udveksle data eller arbejde sammen om et projekt. I modsætning til klassisk samarbejde er det ligegyldigt, hvor de forskellige deltagere i projektet befinder sig, da clouden er tilgængelig over hele verden.
• Omkostningsbesparelse: For virksomheden betyder brugen af en cloududbyder også besparelse af høje omkostninger. Der skal købes færre fysiske datamedier som harddiske, enheder eller hukommelseskort, og det klassiske papirarkiv falder stort set bort. En stor og sikker cloud koster dog et månedligt beløb, men det er meget lavere sammenlignet med hardwareomkostninger – og der er ingen slid på clouden.
• Skalering: En virksomhed vokser hele tiden – og derfor skal der som regel også bruges flere enheder eller lagringsmedier. Med et cloudsystem er skaleringen lettere, da der ikke skal købes nye enheder, men blot mere lagerplads. Dermed kan din virksomhed vokse hurtigere og fokusere på kerneforretningen.

I en moderne virksomhed er et cloudsystem nødvendigt for at give medarbejderne frihed til at arbejde. Ud over den fremadskridende digitalisering skal der også tages hensyn til, at sundheden ikke sættes på spil ved usundt arbejde ved skrivebordet. Her kan et højdejusterbart skrivebord være en god løsning – som det fra Deskspace. Kig gerne forbi vores produktside!

Arbejde med cloud: Sådan kommer du godt i gang!

Måske arbejder du i din virksomhed endnu ikke med et cloudsystem, men sender dokumenter og data stadig via mail eller helt gammeldags med posten. Det er vigtigt at vide, at du ikke kan arbejde alene med en cloud – du er afhængig af, at din arbejdsgiver følger med, ellers bliver tingene mere komplicerede end før. I privat regi kan du selvfølgelig altid bruge en cloud til at organisere dine dokumenter og papirer.

Hvis din virksomhed skifter til cloudbaseret arbejde, skal alle vigtige data være godt sorteret og lette at finde. Det er også vigtigt, at virkelig alt gemmes i den digitale database, både indgående og udgående dokumenter. Hvis noget mangler eller ikke kan findes, må man ty til gamle metoder for at finde det pågældende dokument – det skal undgås. Det anbefales derfor at holde et teammøde, inden man begynder at arbejde med en cloud, for at afklare alle vigtige spørgsmål.

Derudover skal alle sikkerhedsregler overholdes – her skal din virksomhed undersøge, hvilken cloudløsning der kan bruges til følsomme data som kundeadresser. Det skal også være klart, hvem der har adgang til clouden, og hvordan den er sikret – så ingen kan få adgang til vigtige data.

Når disse spørgsmål er afklaret, og dine kolleger er fortrolige med cloudsystemet, går det som regel rigtig godt – upload og lagring af alle dokumenter i den digitale database sker til sidst automatisk, og du kan slippe af med papir og tunge mapper på dit kontor. Anskaffelsen af en cloud til dit arbejde er et vigtigt skridt i digitaliseringen, som du også bør overbevise din arbejdsgiver om.

Vil du vide mere om ergonomiske og sunde kontormøbler? Så tøv ikke med at kigge forbi Deskspace-websitet, hvor du finder alle informationer om vores produkter.